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Onboarding: guia completo + cases de sucesso

Fábrica RH

ago 6, 2020

06/08/2020

categorias: Integração

Quando pesquisamos sobre Onboarding na internet, é comum encontrarmos informações de checklist e guias que ajudam o novo colaborador a se localizar dentro da empresa.

Mas para a FábricaRH, o Onboarding vai além disso. E vamos contar tudo nesse artigo!

Onboarding: guia completo + cases de sucesso

O Onboarding tem um significado racional, mas também tem um significado emocional, que é esquecido pela maior parte das empresas.

Onboarding: significado racional

Provavelmente você já conhece o significado racional.

A palavra Onboarding pode ser traduzida como “embarcando” e se refere ao processo de integração de novos colaboradores.

É o primeiro contato do funcionário com a empresa que ele escolheu e é o momento no qual o profissional conhece a cultura e valores da organização e recebe informações relevantes sobre o negócio.

Assim, depois da integração ele estará mais preparado para começar sua jornada satisfeito com a sua escolha.

Leia mais sobre o significado do Onboarding nesse artigo:

 

Onboarding Gamificado: conquiste os novos colaboradores

 

Onboarding: significado emocional

No entanto, o onboarding também tem um significado emocional, já que é o momento de:

  • Acolher o novo colaborador,
  • Apresentar a história da empresa,
  • Explicar a cadeia de valor de forma didática
  • Conectá-lo com outros novos funcionários da empresa.

Esse Onboarding é responsável por deixar o colaborador confortável, se sentindo parte da organização e pronto para iniciar uma jornada de sucesso. E tudo isso pode ser feito de forma leve e divertida, marcando positivamente o início de sua trajetória.

Ou seja, um Onboarding bem feito é aquele que cuida da experiência dos contratados, tem o poder de reter talentos, acelerar seu desempenho e encantar os colaboradores da empresa, funcionando como uma baita ação de employer branding.

O que não pode faltar no Onboarding

Sendo assim, já deu para perceber que fazer uma agenda de Onboarding exige cuidado e estratégia. Isso porque cada empresa tem suas particularidades. Não dá para sair fazendo agendas iguais, para realidades tão diferentes.

Mas com certeza sua empresa tem uma história interessante para contar. É preciso resgatá-la e cuidar do storytelling para transformar a integração em uma experiência especial!

Alguns exemplos do que não pode faltar no Onboarding:

  • Uma agenda com atividades quem criam vínculo entre empresa e colaborador
  • Conteúdo relevante e estratégico para quem está chegando
  • Abordagem que chame atenção do recém-chegado e que engaje-o a aprender sobre a empresa
  • Temas pensados no novo colaborador (valores da empresa, cadeia de valor, etc).

Quer saber mais sobre como montar uma agenda de sucesso para o seu Onboarding? Então baixe o eBook:

 

Onboarding: 5 erros comuns e como evitá-los

 

Cases de sucesso para inspirar

Agora chegou a hora de mostrar alguns cases da FábricaRH. Para isso, selecionamos alguns cases de sucesso para inspirar.

Case Construção: Entendendo o conteúdo crítico do seu onboarding

Primeiramente, vamos contar sobre cases do segmento de construção. Trabalhamos com dois clientes diferentes desse setor na reestruturação do seu onboarding.

Em um deles, a integração levava 3 dias inteiros. A agenda era formada por apresentações de representantes das áreas ao longo de 2 dias. O restante do tempo era preenchido com apresentações do RH e visita à uma obra.

O desafio da agenda de convidados

Alguns meses depois do modelo com convidados ser estabelecido, o próprio RH percebeu que seria um grande desafio sustentar aquela agenda nos meses seguintes. O combinado feito inicialmente com gestores foi, aos poucos, sendo substituído por analistas e o envio de um estagiário era só questão de tempo.

E, de fato, esse modelo com muitos convidados é muito trabalhoso em termos de agendamento e pode complicar a vida do RH ao fazer a integração.

Para se ter uma ideia, um cliente me contou que passa 2 semanas inteiras do mês correndo atrás das pessoas das áreas que vão participar da integração. E quando a data se aproxima, o estagiário da área fica o tempo todo dedicado em acompanhar a presença e pontualidade dos convidados.

Flávio Yoshimura, sócio-fundador da FábricaRH

Chamar convidados é um dos 5 erros mais comuns que mapeamos nas integrações do mercado. E não é só pela dificuldade de conciliar agendas, mas muitas vezes o discurso fica muito técnico, detalhado, ou às vezes falta profundidade. De forma geral, podemos dizer que fica impossível controlar o conteúdo que é transmitido.

Mas antes, se você quer evitá-lo e adotar outra estratégia mais eficiente, confira dicas práticas no nosso eBook:

 

Onboarding: 5 erros comuns e como evitá-los

 

Conteúdo relevante

Voltando às empresas de construção, percebemos que muitos dos conteúdos simplesmente não eram relevantes para a integração. Havia apresentações sobre o jurídico, tesouraria, segurança da informação e de cadastro e cobrança de clientes.

Então sentamos com essas duas empresas para entender o que realmente era importante, e apareceu um ponto em comum: promover entendimento sobre a cadeia de valor da empresa.

Desde a compra do terreno até a entrega das chaves ao cliente final. Todos nós podemos ter uma noção do que a construção de um imóvel envolve, mas a ordem exata e as condições da passagem de bastão de um macro processo para outro já são outros quinhentos.

Entendendo a cadeia de valor

É importante lembrar que nem todo mundo que vai trabalhar numa construtora já atuava no setor antes. Principalmente nas áreas de suporte como RH, Finanças e TI. Os profissionais podem vir de qualquer segmento. E mesmo quem já venham de construtora, precisam conhecer a cadeia de valor para justamente identificar as diferenças em relação aos lugares onde já trabalharam antes.

Nos dois casos, criamos jogos para apresentar a cadeia de valor. Embora tivessem muitos pontos em comum, os jogos eram completamente diferentes.

Enquanto em um onboarding a solução começava em entender o nicho de clientes que a construtora atuava para justificar muitos aspectos da sua cadeia de valor, na outra o jogo privilegiava expor as profundas relações de dependência que um elo da cadeia tinha com o outro, refletindo a cultura da empresa de responsabilização e sucessos compartilhados por equipes, mais do que por indivíduo.

Onboarding online: atividade para entender o nicho de clientes

 

Onboarding enxuto

Por fim, o onboarding de três dias foi reduzido para apenas um (sem contar com a visita à obra). E apresentar a cadeia de valor proporcionou uma visão integrada e sistêmica do funcionamento da empresa.

Na maioria das empresa de serviços, e em empresas cujo produto final passa por um intenso processo de transformação (do terreno às chaves), esse entendimento é crucial para a inserção do novo colaborador no dia a dia das suas atribuições.

Resultados

A missão de propiciar uma visão integrada e sistêmica do funcionamento da empresa é um desafio que somente o RH pode proporcionar aos novos colaboradores.

Então nosso papel foi identificar qual era o conteúdo crítico, reestruturar e enxugar a agenda, e gamificar o conteúdo, tornando a integração muito mais impactante do que antes e fácil de ser conduzida pelo RH.

Esses cases são a prova de que quantidade e duração não são sinônimos de qualidade e eficácia do processo.

Como disse um engenheiro civil convidado para o piloto do novo onboarding:

“Estou aqui há seis meses e sempre ouço falarem em margem. Mas só hoje entendi o que significa.”

Case logística – Gerando orgulho onde não havia significado

Uma empresa do setor de logística, cujo principal efetivo eram trabalhadores que enchiam e descarregavam cargas de caminhão dentro de centros de distribuição espalhados por todo o Brasil, tinha como principal desafio de onboarding dar significado para essa ocupação extremamente operacional e ainda gerar orgulho sobre a empresa.

Dois elementos chaves fizeram parte da narrativa que construímos para esse onboarding.

Construindo significado

Primeiramente, era preciso mostrar a importância do que carregavam, descarregavam e armazenavam dentro dos corredores do CD todos os dias.

Dentro de cada caixa, um produto diferente. Uma TV, uma fralda para um bebê, um alimento para o jantar da família. E um cliente com uma necessidade de planejamento de rota rápido para que suas mercadorias chegassem da forma mais rápida e eficiente até esses consumidores.

Dessa forma, criamos um jogo chamado GPS. O instrumento de navegação de trânsito que todo operador de logística conhece ganhou novo significado: A Gente Promove Sorrisos.

Identidade da empresa

O segundo elemento importante foi conferir identidade para a empresa de transporte, falando sobre:

  • História da empresa;
  • História dos fundadores;
  • Locais onde atua;
  • Diferencias competitivos;
  • Trabalho da sua fundação social;
  • Valores corporativos.

Para isso, usamos mais um elemento familiar para esse público: um caminhão. A direção representava a estratégia, o farol iluminando a estrada representava a visão da empresa, dentro da caçamba, o espaço onde o processo deles acontecia, descrito como uma esteira de produção.

Jogo para integração

Ilustração do jogo para integração

Resultado

Antes desse jogo de quatro horas de duração ser adotado no processo de integração de toda empresa, ele foi usado para dar um banho de loja sobre a identidade da empresa, funcionamento operacional, a gestão de pessoas e sua cultura.

Ao entender que uma área localizada no mezanino do centro de distribuição (portanto distante do “chão de fábrica”) era responsável por planejar as melhores rotas para os clientes, um participante disse:

“Agora entendi o que vocês fazem o dia inteiro trancados lá em cima”.

Orgulho é gerado por meio do significado que sua empresa é capaz de atribuir às atividades que ela desempenha no seu dia a dia em termos de contribuição prática para a vida das pessoas.

Por exemplo: chegar em casa e dizer para a família “esse celular veio da China e chegou aqui passando pelas minhas mãos” é uma forma muitas vezes inesperada de descrever o que a empresa faz, mas é a que faz sentido para quem trabalha no meio do processo.

Um aprendizado desse projeto é que para criar significado é preciso falar a língua do seu público alvo. Nas imagens, nas palavras, e nos exemplos das explicações.

Você fala a linguagem do seu público? Como transmite o conteúdo e cuida da experiência na integração?

Esquecer a experiência do novo colaborador é outro erros comum no Onboarding e falamos mais sobre isso no eBook:

 

Onboarding: 5 erros comuns e como evitá-los

 

Case bens de consumo – Confirmando o encanto com as marcas

Empresas de bens de consumo costumam colocar a apresentação de seus produtos no coração do onboarding.

Muitos candidatos são atraídos para o processo seletivo dessas empresas pela lembrança afetiva (e um pouco deslumbrada) da possibilidade de trabalhar na empresa do produto que tanto fez ou faz parte do seu dia a dia. Ou que é simplesmente um nome conhecido por inúmeros comerciais de TV.

Conhecendo os produtos

Em uma empresa como a Johnson & Johnson que enche nossas casas com produtos tão conhecidos como BandAid, Listerine, Sempre Livre, Sundown, o desafio é mostrar uma (quase) infinidade de outros produtos não tão famosos.

Medicamentos para tratamentos de alta complexidade que não se compram em farmácias de rua e dispositivos médicos e de diagnósticos presentes na maioria das salas de cirurgia, também fazem parte do dia a dia dos profissionais da empresa e são tão ou até mais importantes na composição dos resultados da companhia

Por isso é importante logo na chegada corrigir a deficiência de conhecimento sobre a extensão e variedade do portfolio de produtos.

Tapete dos produtos

Entendendo que o negócio da companhia é saúde, a forma que encontramos para organizar todos os produtos na mesma prateleira foi por meio da ilustração de um corpo humano em tamanho real, colocado como um tapete no centro da sala, de forma que todos os participantes do onboarding ficam de pé em volta da ilustração.

Depois disso, são distribuídas cerca de 30 cartas somente com o marca ou nome do produto.

No painel, existe um espaço específico para encaixar cada carta ao lado do órgão ou parte do corpo associado com o produto.

A partir daí, quem conhece o produto se manifesta em que parte do corpo se encaixa. E os menos conhecidos são desvendados com dicas do facilitador, como: “esse medicamento é para doenças gástricas”, “este é o nome da linha de próteses mamárias”.

Mas atenção: decorar o nome dos remédios e dispositivos é o menos importante aqui. O que vale é poder contar para a família sobre a variedade de produtos para os mais diferentes usos e doenças com orgulho e autoridade do novo crachá.

Painel de casa

Na Flora, que reúne produtos de limpeza e cuidados pessoais diferentes como detergente Minuano, shampoo Neutrox e sabonetes Francis, o recurso foi semelhante.

Um painel com todos os ambientes de uma casa, incluindo jardim e piscina para conectar todas as marcas e os diversos perfis e faixas etárias de consumidores que são atendidos pelas marcas da companhia.

Produtos tão conhecidos merecem uma apresentação por meio de uma atividade que confirme ou até realce seus atributos emocionais, e que nestes casos, são também o coração da empresa.

 

Caso concessões públicas – Conexão com o emocional do novo colaborador  

Trabalhamos para uma empresa de concessão de rodovias que tinha um desafio de onboarding interessante: gerar orgulho junto ao maior contingente de contratações, formado pelos cobradores das cabines de pedágio.

Nessa ocupação, o funcionário está em operação o tempo todo, raramente tendo de ir até uma central administrativa em contato com colaboradores de ocupações diferentes.

Quando são contratados, o que os familiares mais costumam perguntar é: “Vai ganhar vale pedágio?” Demonstrando a visão empobrecida que pessoas externas ao segmento têm desse trabalho.

História das estradas

Para reverter isso, o onboarding começava com um vídeo contando a história das estradas.

Desde a antiguidade, a construção de estradas é o que permitia que civilizações inteiras partissem para a descoberta de novas terras, expandindo seus domínios e descobertas. Por muitos séculos, não existiam estradas decentes conectando todas as partes do mundo. Construir estradas era um feito de grandes impérios e imperadores que permitiu o desenvolvimento da humanidade.

Portanto, estradas possibilitam a expansão do mundo, as descobertas e sobretudo encontros.

Histórias pessoais

Depois disso, os participantes são convidados a relembrar e compartilhar histórias pessoais de viagens que fizeram para encontrar alguém especial ou ir a um lugar inesquecível.

De repente, estradas se conectam com memórias pessoais repletas de afeto e significado.

E da mesma forma que eles têm essa experiência, cada motorista atendido na cabine por eles pode estar a caminho de viver aventuras, encontrar pessoas queridas ou fazer algo para continuar expandir as cidades.

Interessante notar que para brotar o sentimento de orgulho desses profissionais, demos foco na importância da estrada, o que conversou diretamente com o propósito da empresa de concessão, ainda que isso não estivesse explicitado durante o onboarding.

Não é incomum que colaboradores em posições operacionais tenham dificuldade em entender o valor da sua contribuição para a empresa e a sociedade como um todo. Neste aspecto esse caso se assemelha ao da empresa de logística citado anteriormente.

Resultado

Mais uma vez, construir o storytelling (narrativa) que se conecta com as referências e experiências pessoais dos participantes é fundamental. Nesse sentido, não é o colaborador que vem ao onboarding, mas é o onboarding que tem que chegar ao colaborador.

Reinvente seu Onboarding

Então, agora que você já conhece alguns cases da FábricaRH, que tal partir para a ação?

 

10 motivos para fazer onboarding com a FábricaRH

 

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